在節奏快速的現代職場中，保持井然有序和高效至關重要。電子郵件的收件箱裡充斥著新郵件、草稿回覆和未完成的任務，資訊較為混亂，讓人感到不知所措，難以找到重要的信息。
根據2024年Benchmark電子郵件行銷使用與趨勢分析，Gmail 在商務郵件使用率中高達73%，顯示出其龐大的用戶群體。在這樣的高使用率背景下，Gmail作為一款功能強大的電子信箱，能夠幫助用戶克服挑戰並提高工作效率。
養成三大好習慣，提升工作效率
儘管 Gmail 是一款功能強大的工具，但若未充分了解其功能，很難發揮其潛力，此篇文章將帶領您，了解Gmail功能，並依照個人化需求進行配置。建立三大良好習慣，提升工作效率：
1.刪除不需要看到的內容
假設你是收件匣擁有上百封郵件的使用者，在瀏覽收件匣時，是否覺得很消耗你的注意力和精力呢？因此，要如何解決郵件中的干擾，成為重要課題。首先，搜尋不相關的電子郵件，搜尋包含「取消訂閱」或「在瀏覽器中檢視」的訊息；第二步，建立一個自動刪除篩選此類電子郵件的篩選器。進一步，甚至可以在電子郵件中建立過濾器、封鎖寄件者、取消訂閱或標記為垃圾郵件。只需刪除這些無關的訊息，即可快速整理收件匣的雜亂，並提高工作注意力。
2. 確保重要內容脫穎而出
使用標籤、顏色和過濾器來確保重要電子郵件，永遠不會被埋藏。首先，建立一個名為「VIP」的標籤，選擇突出的顏色，例如「紅色」。第二步，設定專屬過濾器，將此標籤應用來自重要利害關係人的電子郵件，例如：主管、重要客戶等等，甚至可以將郵件「加註星標」，以便輕鬆彈出。第三步，嘗試為所有常規郵件，創立獨特的標籤和過濾器，包括每週的行業通訊、日曆邀請和來自重要客戶的郵件。當你掃描收件匣時，可以更快速且輕鬆找到重要郵件。
3. 養成整理電子郵件的好習慣
整理電子郵件就像整理衣服一樣。舉例來說，洗衣時，我們會將衣服分類放入籃子中，按順序清洗和烘乾，再摺好。不會一次只處理一件衣服，也不會混合乾濕衣服。但許多人在處理電子郵件時，卻常常採用混亂的方式，每天查看電子郵件，將已讀和未讀的郵件混在一起，甚至在操作之前反覆閱讀同一封郵件，重複做工浪費許多時間。養成整理電子郵件的好習慣，幫助您提高工作效率和簡化工作流程。
另外，建議在日曆上安排「發送電子郵件」的時間，並於此段時間整理郵件，將您的訊息分類到四個標籤中：回覆、已讀、重新查看和次要事項。
- 回覆：訊息是您需要立即處理的訊息。
- 已讀郵件：是您想要閱讀但不需要回覆的資訊性電子郵件。
- 重新查看：訊息要求您跟進，然後才能回覆可交付成果。
- 次要事項：將較不緊急的事項或執行完的工作，放入存檔中或放入資料夾或標籤中以供日後參考。
三步驟打造專屬於您的Gmail體驗
- 前置作業：依照上段文字，將郵件分為回覆、已讀、重新查看和次要事項，四大分類。並在「設定」下開啟多個收件匣，並為四個類別建立個別收件匣。
- 進一步取得客製化Gmail配置
依照工作習慣客製化Gmail版位。例如：收到太多文件變更的提示信件，您可以自訂通知以停止類似提示信件。透過調整版位或選擇視覺主題客製化外觀。您也可以新增或刪除收件匣類別和標籤。 - 使用 Gemini for Google Workspace 為您的收件匣提供支援
現在，Gemini for Google Workspace可以協助您快速尋找資訊，並依照上下相關的郵件，撰寫草稿。例如，客戶要求您提供最新的銷售資料，Gemini for Google Workspace的「Help me write」可以依照收件匣內容，撰寫信件草稿，並指定內容需包括第一季的銷售數據。 Gemini 將在幾秒鐘內從文件、表格或簡報中，整理出完整資料，快速產出工作需求，解決搜尋時間，提升工作效率。
本文章翻譯並改寫自 Google Cloud 官方部落格。
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