曾使用個人 Gmail 帳號申請公司業務或第三方工具嗎？小心！這種行為對於公司的資料保護已經產生極大的安全威脅！
一旦員工離職，之前所累積的工作檔案、透過個人帳戶所申請的各項 Google 周邊服務，以及串聯的第三方工具等重要內容資料可能會一併被帶走！為了避免這種安全漏洞，Google Cloud 推出企業版 Google Workspace 帳戶，讓企業能擁有旗下所有帳號的最高管控權。
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Google Workspace 帳戶是什麼？和個人 Google 帳號有什麼不同？
Google Workspace 是 Google Cloud 專門為企業/學校/公部門量身打造的雲端辦公工具，整合協作軟體、郵件、視訊會議等工作事務，與個人版 Google 帳號不同的是，Google Workspace 帳戶由企業/組織所擁有，企業/組織可以統一管理旗下所有帳號，各帳號所擁有的空間也較充裕（空間依使用 Google Workspace 方案不同而異）。此外，還多了「共用雲端硬碟」功能，建立的檔案由小組、團隊或企業所有，大幅提升企業資安控管權限。
當組織成員對外溝通頻率增加，擁有一個專屬的企業電郵地址就成為必要門面。若發現進行內外部線上會議、使用共同行事曆、甚至是共用雲端協作系統的需求大增時，便是公司考慮購入Google Workspace 服務的好時機，建議可以委託專業代理商/經銷商協助企業數位升級。
企業選擇 Google Workspace 可享有哪些服務？優點有哪些？
企業使用的 Google Workspace 帳戶與個人版 Google 帳號使用的工具相當雷同，但功能更升級！如：Google 雲端硬碟、Gmail、Google 文件及試算表等，員工可以無縫接軌直接使用熟悉的工具，不僅符合企業員工的事務需求，總體來看，對於企業數位轉型也大有幫助。
以下簡單介紹 Google Workspace 中常用產品及實際應用效益：
一、Google Meet (線上視訊會議)
Google Workspace 企業版 (Business 與 Enterprise版本) 費用因方案而異，視訊會議參與人數則為100到500人不等，詳細比較表請閱讀這篇文章。此外，還能使用如：分組會議、舉手發問、錄製會議、紀錄與會人員等進階實用的功能。
在2021年，Google Meet 新推出夥伴模式 (Companion mode)，讓會議室中的成員皆能以「個人身分」自由運用 Google Meet 中的互動功能和各種控制項。
二、Google 雲端硬碟 (Google Drive)
最基礎的 Business Starter 方案即可享有每人 30GB 的雲端儲存空間，而最高級的 Enterprise Plus 方案則可享有 5TB 空間！
註：Enterprise Plus 方案至少要有5位使用者，如果使用者不超過4位，則每人可享「1TB」儲存空間。
三、Google 文件、試算表、簡報及表單 (Google Docs, Sheets, Slides, Forms)
有別於一般 Microsoft Office 功能，Google Workspace 多元的協作工具可以讓團隊中的成員同步編輯文件、試算表、簡報及表單，且可依照共用權限管理檢視、加註、編輯者。使用「建議」編輯模式，修改紀錄還能隨時隨地儲存到雲端，供每位團隊成員參考。
四、Google 日曆 (Google Calendar)
線上整合團隊日曆及行程，當新增行程或活動時，被邀請者會自動收到郵件通知並回覆參與意願。團隊成員可以隨時查看時段是否可用或是已被預約，一目了然會議室的使用率。
此外，Calendar 近期新增時間深入分析 (Time Insights)，從現在開始，可以透過建立不同顏色的「標籤」來區分並辨識會議類型。
企業 Google Workspace 帳戶常見問題 QA 一次解析
Q：Google Workspace 免費版已停止提供服務，有其他選擇嗎？
A：Google Workspace 已於2022年8月全面升級為付費服務，內容更多元豐富，並享有全年無休的支援服務，企業可以根據需求選擇不同的 Google Workspace 價格方案，從 Business Starter、Business Standard、Business Plus 到 Enterprise 系列 (Enterprise Essentials、Enterprise Standard、Enterprise Plus)，能滿足不同機構組織的需要。
Q：哪裡找 Google Workspace 登入管理控制台頁面？
A：如果您擁有系統管理員 (或「管理員」) 帳戶的存取權，即可登入 Google 管理控制台。前往 admin.google.com，在登入頁面中輸入您管理員帳戶的電子郵件地址和密碼，管理員即可透過控制台來管理 Google Workspace 帳戶內的所有服務。
Q：Google Workspace的使用者帳號有申請上限嗎？
A：如果使用者人數不到300人，可以購買 Business Starter、Business Standard 或 Business Plus 方案。Enterprise 方案 (Enterprise Essentials、Enterprise Standard、Enterprise Plus) 則沒有使用者人數限制。
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