與外部人員討論會議時間時，常常需要來回溝通、反覆確認彼此有空的時段嗎？「預約時間表」是 Google Calendar 中的一大實用功能，您可以建立自己專屬的預約時間表，允許組織外或沒有您日曆權限的使用者，查看您有空的時段，並預約與您開會/面談的時間，如下圖所示。
當有外部人員預約您的時段，您會收到確認預約及更新預約的信件，在預約的行程開始之前，與您會議的對象也會自動收到一封提醒的電子郵件。另一方面，預約時間表允許您選擇會面方式，像是現場會面、電話溝通、Google Meet 視訊會議等，如果您選擇以視訊方式進行會議，系統會自動將 Google Meet 連結加入您的預約。
而近期 Google Workspace 也發布更新，在 Google Calendar 中設定預約排程表時，可以要求外部人員在預約時間之前，先驗證他們的電子郵件，以避免非相關人士的惡意預約。啟用後，外部人員若希望完成預約，就必須登入 Google 帳戶或使用 PIN 碼驗證其電子郵件地址，確保您免受潛在的惡意行為侵害，也讓您公司的資安受到保障。
如何要求外部人員驗證電子郵件
Step 1：從 Google Calendar 頁面點擊「建立」，再點擊「預約時間表」
Step 2：進入「開放預約時間表」畫面，點擊「預訂表單」
Step 3：將「要求電子郵件驗證」勾選
如此一來，您就可以確定預約時段者的身分，避免非相關人士的惡意預約，也讓企業或學校免於惡意行為的侵害。
要求電子郵件驗證功能適用對象
- 適用於 Google Workspace Business Standard、Business Plus、Enterprise Standard、Enterprise Plus、Education Fundamentals、Education Standard、Education Plus、Teaching and Learning Upgrade 和非營利版使用者。
- 不適用於 Google Workspace Essentials、Business Starter、Frontline 以及舊版 G Suite Basic 和 G Suite Business 使用者。
功能更新資訊&圖片來源：Google Workspace 官方部落格
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