電子郵件為企業商業往來重要渠道之一，企業為節省額外管理與維護的成本支出，並加快營運效率，企業信箱的建置以及相關辦公軟體已有雲端化的趨勢，而非自行建置郵件系統。大部分企業在選擇辦公軟體時，常選擇兩大辦公軟體供應商 Google Workspace(原稱 G Suite) 或 Microsoft 365（原稱Office 365），本篇文章將為您比較兩者差異，並選擇適合您的企業信箱。
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Google Workspace & Microsoft 365 功能大比拚
直觀、易上手的 Gmail 電子郵件介面：
如果您追求簡單易用性，那麼會建議您使用 Google 企業版 Gmail 而不是 Microsoft Outlook。與 Outlook 的預設介面相比，Gmail 提供簡化的介面和直觀使用的方式。無論是建立、回覆或管理電子郵件，Gmail 都提供了直觀介面以及易於使用的工具，可幫助使用者快速完成工作，尤其企業信箱提供與 Google 搜尋引擎一樣強大的搜尋功能，能幫助使用者準確且快速地查找信件！
在 Gmail 的介面上，您也可以直接發起一場會議或是進到聊天室，或隨時查看你的會議行程，無須切換 App；而使用 Microsoft 365 則需使用 Teams 的 App 開啟會議。另外，Google Workspace 也因應疫情的關係，迅速地推出幾項非常實用的功能，例如視訊會議中舉手發問按鈕、投票、錄影，甚至也可將背景虛化、噪音過濾……等等，助團隊提高視訊會議的效率與體驗。
高度整合 Google 應用程式與多元外掛程式，助您提高工作效率：
在 Gmail 信箱中的右側面版工具列有外掛程式可新增，例如預設的日曆、Google Keep、Task 都是用戶工作上方便的工具，讓您可直接一鍵開啟瀏覽今日工作事項與待辦事項。若信件中有待辦事項，也可直接將信件新增至右側面版 Tasks 中，方便後續追蹤，其他常見的專案管理工具，如 Slack、Asana、Trello 等，也能在外掛程式中找到。Outlook 在裝置端的版本需使用增益集，而網頁版則需要較多步驟才能找到增益集安裝。
高效率郵件管理，Gmail 顏色標籤快速自動分類：
Gmail 可透過內建標籤功能，設定篩選器自動為信件分類、標色，讓您一目了然信件分類，並且能為重要郵件加上星號或標記。若是 Microsoft 365 則需在 Outlook 中建立規則，讓郵件歸檔到資料夾中。
團隊協作必備利器，Google Workspace 即時協作功能更順暢：
依照企業需求，若有團隊協作需求或是常使用跨裝置處理文件如筆電、手機，只要有網路，隨時都可透過網頁瀏覽器登入使用 Google Docs。不論電腦作業系統是 Windows 或 Mac，或是在手機或平板上，隨時都可以直接在網頁上建立檔案、多人共同編輯，並開啟不同共用權限給對方，且軟體版本自動更新，永遠享有最新的版本。
對於已經習慣使用 Microsoft Word 的用戶也無須擔心，Google Workspace 使用者可以在 Google Drive 中直接開啟 Word、Powerpoint，並編輯檔案、即時儲存。
使用 Microsoft 則需要定期更新電腦的應用程式至最新版本。若員工只需使用桌機或筆電，且需要使用到 Microsoft Word上的模板，例如商務信件、傳單模板， Microsoft 則擁有較多線上範本，可在建立新文件時從中選擇模板。
管理後台更容易，無 IT 背景也可輕鬆操作：
在 Google Workspace 管理控制台中，管理者可看見詳細的統計資訊，包含每項服務的使用情況、用戶的工作狀況分析、儲存空間用量，如果資料被編輯或下載，都可在後台清楚掌握。此外，也能針對敏感資料設定自動化規則，當機密外洩時即時通知管理者。
根據上述指標得到總結，如果有強烈對於 Office 軟體高階功能之應用需求，那您可以考慮選用 Microsoft 365；而若您有跨裝置使用辦公軟體、郵件，以及團隊協作需求，則建議您選擇 Google Workspace ，提供您多元系統的相容性和強大協同作業功能。
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