根據 Forrester 最近的一份報告，企業報告採用 Gen AI 後獲得了一系列好處，包括提高營運效率 (66%)、改善客戶體驗 (57%)、加速創新 (49%) 和提高員工生產力 (48%)，宏庭科技也協助過多個品牌導入 Google Workspace，如宏庭科技助金漢實業導入 Google Workspace 服務，提升海內外據點25%協作效率，幫助金漢有效解決辦公系統難題。而使用 Gemini for Google Workspace，不僅能將協作提高 30%，更能將搜尋和尋找資訊的速度提高 40%，讓後續應用程式開發時間縮短高達 80%。而每日工作資訊量龐大的今日，有很多的電子郵件、聊天訊息和文件更新通知，很容易產生因溝通問題而遺失文見的狀況，Gemini for Google Workspace 的出現解決此煩惱，有更好的方式與團隊成員同步進度，並完成更多工作，本篇文章讓我們來看看 Gemini for Workspace 可以提供幫助的五種方式。
步驟一：即時協作處理同一文檔
你是否在工作上常常會遇到因文件版本多種，而不知道最新的專案進度是什麼？不用擔心現在 Google Workspace 有即時協作功能，解決傳統文件需要多人輪流編輯，容易造成版本混淆的問題，讓團隊成員或外部成員同時在雲端上共同編輯文件，即時看到彼此的修改，確保每個人都掌握最新的資訊，大大減少溝通成本。而 Google Workspace 可以在任何裝置上、任何位置觀看，因此團隊可以使用網頁瀏覽器或行動應用程式即時編輯文件或回覆評論，即使在旅途中也是如此。
即時協作處理一個文件
在共同編輯 Google Docs 外，也有內建智慧功能「@」選單，可以輕鬆插入圖像、表格、模板、人員指派等其他內容。以會議記錄為舉例，過往會議記錄流程很繁瑣，協作者會將參與會議人員一名一名加入收件者，再將會議內容寫入電子郵件，但現在在 Google Docs 只要「@」選擇日曆會議邀請 → 撰寫會議內容 → 寄出信件，三步驟輕鬆解決。準備發送時，只需單擊按鈕即可將內容匯出到 Gmail 中的草稿電子郵件中，所有相關欄位都會自動填入，一鍵輕鬆發送會議記錄，省去多重手動步驟。
使用文件中的會議筆記範本輕鬆匯入行事曆會議邀請資訊
步驟二：自動執行重複性任務
以行銷或業務人員舉例，無論是對內對外的溝通，每天需花費大量時間撰寫和回覆電子郵件。Gmail 中的 Gemini 都可以依照現有對話的上下文，快速建立電子郵件初稿。借助 Gemini 可以快速獲取先前電子郵件線程的摘要，將會議記錄轉換為行動項目，或建立草稿個人化的電子郵件回覆，您可以使用後續提示來調整電子郵件的長度或語氣。
而以行銷人員為舉例，創建新內容可能是行銷團隊最耗時的任務之一。與 Gemini 合作加快日常任務的處理速度，如舉辦活動的內容及主軸，只要給予相對應的 prompt Gemini 可以在短短幾秒鐘內，產生任何你想要的文章內容、社群媒體貼文、邀請函內容等等。借助文件側面板中的 Gemini，您甚至可以編寫引用 Drive 中現有資料的提示，以產生新內容，讓 Gemini 生成語氣與所使用的內容感覺一致。
自動執行日常任務，例如回覆電子郵件、建立投影片或建立專案追蹤器
步驟三：更快進行市場研究並建立內容，以縮短上市時間
如果一家公司正在推出新產品或試圖進入新市場，市場開發人員可以利用 Gemini 應用程式 ( gemini.google.com ) ，在幾分鐘內進行人口統計、興趣、痛點、線上行為等方面的市場研究，加深對目標受眾的了解，並將資料彙整結果，匯出到文件中。 另外，Gemini 提示（prompt）是可延伸的，因此您可以提出後續問題來定義關鍵術語或深入研究特定主題。
您可以提示 Gemini 將您的發現轉化為摘要，並使用 Gmail 中的「Help me write」功能撰寫一封電子郵件草稿，與團隊成員共享此摘要連結，達成有效率地共同協作。此外，Gemini 還可以撰寫文章、部落格文章和社交媒體更新，因此行銷人員可以更快地提高其產品的市場知名度。例如：在臺灣有許多社群平台，各平台有不同的受眾，平台使用語氣也不同，Gemini 能快速掌握不同平台的獨特語氣，精準產出多元化的社群文案，輕鬆應對各種主題，節省您的時間，提升社群互動。
Gemini.google.com 可以在幾分鐘內識別目標受眾的人口統計、興趣、痛點、線上行為等
「AI 驅動的廣告不僅製作效率更高，而且其效果優於傳統廣告，每次購買成本高出 31%，點擊率高出 80%，網站訪客參與度高出 46%。」** — Andy McDonald，Monks技術副總裁
步驟四：即時回應客戶需求，建立忠誠度和信任
準備電話和客戶會議可能具有挑戰性且耗時，但您可以使用文件中的 Gemini 功能，由 Gemini 協助產生潛在的客戶問題到建立自訂腳本和簡報，Gemini 可以幫助您更快地為客戶回應建立快速的 SOP，讓您更有餘韻地深入地了解客戶需求。在客戶來回溝通下，為確保對話品質及內容，在 Docs 中，若有較技術性的用語，可以利用 Gemini 轉譯為更簡單的術語。您可以要求 Gemini 縮短長度或透過諸如「使其更口語化，讓非技術人員也聽得懂」之類的提示來完善語氣。
與 Gemini 合作製作投影片
步驟五：在分散的全球員工隊伍中充滿信心地工作
Google Meet 中的 Gemini 可協助確保會議的品質。當緩慢的網路或吵雜的環境妨礙對話時，Gemini 會增強音訊和視訊品質以保持客戶的參與度。會議參與者可以產生自訂背景，無論他們在哪裡參加會議，都可以撇除背景環境，讓其視訊畫面顯得非常專業。而在這個國際化的時代，透過 Gemini 的即時翻譯字幕，與全球客戶或使用不同語言的同事聯繫比以往任何時候都更加簡單。會議結束後，Gmail 中的 Gemini 可以將自動產生的轉錄摘要轉換為後續電子郵件。
Meet 為視訊通話提供即時翻譯和隱藏式字幕，以消除語言能力障礙
「Google Meet 在將人們聚集在一起和協作方面對我們來說具有極大的變革性。現在，透過 Meet 中的 Gemini 預覽版，我們
對它如何記錄會議筆記（從項目符號到捕獲操作項）印象深刻。我什至不需要對 Google 文件中返回的內容進行編輯。 — Gene Mallory，Trellix全球工作場所策略與技術副總裁
本文內容翻譯並改寫自 Google Workspace 官方部落格，無論您了解 Google Workspace 強大的協作能力，或者是想體驗新 AI 工作型態，任何需求皆可以聯繫宏庭科技，將有專人與您聯繫！宏庭科技作為 Google Cloud 的菁英合作夥伴，將持續推動創新技術的應用，協助企業抓住 AI 驅動時代的全新商機。若您對 Google Workspace 的多元應用有興趣，請密切關注我們的活動訊息，期待在活動中與您相見！
