Google Workspace 教育版儲存空間新政策、新功能應用一次搞懂！

自7/1起，Google Workspace 教育版將不再提供無限儲存空間，大多數學校客戶使用的方案 Google Workspace for Education Fundamentals 將改為提供 100TB 的免費共用儲存空間，讓各校的所有使用者共享使用，這項新制對既有客戶的生效時間是2022年7月1日；而在 2022 年申請此方案的新客戶，同樣也適用此政策。

使用 Google Workspace for Education Fundamentals (教育基本版)方案的客戶，可以用超級管理員身分登入此網站，計算目前domain中的容量使用狀況，如共用儲存空間大於100TB，則可使用新上線的 Storage Management Tools 來查看容量使用、針對使用者群組或OU(Organization Unit)設定容量上限，或刪除共用資料夾等。另一方面，擁有超過2萬名有效使用者的網域，每多一名使用者可自動獲得5GB的額外儲存空間。

*如何界定有效使用者：在過去180天內，管理控制台中，每個月「30日內不重複登入次數」大於2萬。

*此次數每年會更新2次，並且會相應調整網域中的總儲存空間量。

 

Google Workspace 教育版各方案容量新制比較表

 

哪些 Google Workspace 功能會佔用共享儲存空間？

 

超過儲存空間上限會發生什麼事？

如果客戶(一間學校或個人使用者)超過容量上限 25%、或超過容量狀態持續14天(其一到達)，使用者將有以下使用限制：

1. Google 雲端硬碟：不能上傳檔案或圖片
2. Google Photos：不能備份圖片或影片
3. Google Meet：不能錄製新影片
4. 協作工具(Google 文件/Google 試算表/Google 簡報/Google 表單/Drawings/Jamboard)：不能建立新檔案、編輯檔案、建立副本或遞交檔案

 

與此同時，使用者仍可以：

1. 使用 Gmail 收信和寄信
2. 登入 Worksapce 帳號、瀏覽和下載 Google 雲端硬碟檔案

 

Google Workspace 容量管理新工具：能達成哪些事？

這項新功能可以讓超級管理員做到以下：

• 檢視目前學校的總儲存空間用量
• 檢視目前學校特定 Workspace 功能的儲存空間用量(例如查看Drive儲存空間用量)
• 檢視學校中儲存空間使用最多的使用者
• 檢視學校中占用儲存空間最多的共用雲端硬碟
• 檢視儲存空間用量警告
• 存取儲存空間用量分析報告
• 限制使用者的儲存空間用量(可針對不同OU/Groups/Users設定)
• 從管理員控制台(Google Admin Platform)刪除共用雲端硬碟

 

Google Workspace 容量管理新工具：如何操作？

• 目前僅超級管理員可以在管理控制台(Google Admin Platform)中使用此工具
• 以超級管理員身分登入後，客戶可以在 Admin Platform 側欄中找到 「儲存空間」選項(如下圖所示)，透過此選項，可以檢視所有使用者目前的容量空間狀態，同時也可以管理容量設定，針對不同OU/Groups/Users 做容量上限設定。

• 另一方面，也可以下載所有使用者使用狀況的csv檔案，透過試算表篩選超過某容量上限的使用者，如下圖所示。

• Admin Platform – Drive : 超級管理員可以查看/刪除容量高的共享資料夾(也可以在此作使用者權限設定)，如下圖所示。

• 此外，在此網站以超級管理員身分登入，您可以計算目前網域的儲存空間。
• 若您並非超級管理員，而是管理員或一般使用者，可以參考支援中心的文章，了解如何管理 Google Workspace 的儲存空間以及管理共用雲端硬碟。

 

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