使用個人版 Gmail 與企業版 Google Workspace 有什麼差別？解密企業版 Gmail 的四大好處！

在選擇個人信箱時，Gmail 總是大多數人的首選，目前全球已有超過 15 億人使用的 Gmail 擁有絕佳的安全性，能替使用者防範各種威脅、阻擋超過 99.9% 的垃圾郵件、網路詐騙和惡意軟體攻擊，且在 Google 可靠的基礎架構之下更有 99.9% 正常運作時間，不用擔心被無預警暫停服務。建立在這個基礎之上的「企業版 Gmail」是 Google 專為企業用戶打造的雲端辦公套件 Google Workspace 中的一項重要工具，擁有更強大的企業資安設定與一站式管理平台，讓企業IT人員及使用者能隨時隨地享有雲端帶來的便利與更即時的團隊協作。

 

個人版 Gmail 與企業版 Gmail 有何差異?

個人版 Gmail 為個人所擁有，提供一般使用者免費使用；企業版 Gmail 所有資源及功能皆為企業所擁有，由超級管理員透過 Google Admin Platform 一站式設定企業內部相關網域管理、使用者管理、離職員工資料移轉及資訊安全設定，且在 Google Drive 容量及信箱容量方面皆可由企業自行決定購買方案，每位使用者最高可擁有 5TB 儲存空間。

 

Gmail 企業信箱四大優勢一次了解

• 透過一個 Gmail 介面即可完成一天的工作，省去視窗切換時間

強調整合性服務的 Google Workspace，除了不斷更新各項功能之外，也不斷提升每個工具之間的整合性。現在，您可以在 Gmail 介面透過 Meet 發起線上團體會議、運用專案聊天室 Spaces 標記同事討論事項並共享檔案，同時收發信件。此外，您也能在 Gmail 介面側欄開啟 Calendar 與 Task，了解今天的會議排程、工作項目，並透過 Keep 即時記錄工作筆記與當下想法，大幅節省切換視窗的時間！

• 強大的管理員後台，無 IT 背景也能輕鬆管理並操作資安設定

企業有時未必只有一個網域，透過 Google Workspace 強大又簡易的 Admin Platform 管理員後台可以輕鬆設定 Gmail 企業信箱主網域、次網域及網域別名，並在頁面中清楚呈現網域列表，管理更便利。透過此後台也可以新增、刪減使用者帳號，以及為使用者設定不同網域別名，若不小心刪除使用者帳號，也能在規定時間內一鍵復原使用者，不造成使用者資料遺失。除此之外，企業還能透過管理員後台進行安全性設定、檢視資安報表，了解目前的資料共享狀況、使用者帳號登入狀況，同時進行相關資安設定，防止惡意軟體入侵或企業資料外洩！

• 不受人事異動影響，輕鬆移轉帳號存取權與信件資料

在企業裡若使用個人 Gmail 辦公，帳號為個人所有，一但發生人員異動，企業便難以將帳號及企業資料取回。而使用企業版 Gmail，帳號則為企業所有，企業超級管理員可以透過管理及設定平台管理離職人員的帳號及密碼，同時將離職人員的帳號資料移轉給相關人員或共享資料中，免除帳號存取權喪失及資料遺失的風險。除此之外，部分 Google Workspace 版本擁有 Google Vault 保管箱，提供資料保留及電子蒐證(eDiscovery)功能，企業可針對整個網域或特定單位設定信箱資料保留及訴訟保留規則，從中擷取重要資訊，提供法律部門所需資料。

• 端點管理及兩步驟驗證：讓使用者隨時隨地安全登入 Gmail

Google Workspace 能依照企業的安全性設定讓員工在企業資料安全無虞的情況下，隨時隨地透過手機、平板、筆電等行動裝置存取企業版 Gmail 與各項 Google Workspace 服務。透過「端點管理」功能，企業可以為受管理的行動裝置設定密碼規則，在裝置遺失或人員離職時，也可以透過此功能來抹除使用者行動裝置上的帳戶資料，藉此保護企業資安。

此外，為防止 Gmail 帳號在未經授權的情況下遭到存取，導致機密信件內容外洩，企業也可以透過 Google Admin Platform 管理員後台啟用「兩步驟驗證」，要求員工在登入 Gmail 時，必須透過密碼及一項額外的驗證方式(如：實體金鑰、Google Authenticator、傳送到手機的驗證碼、8 位數備用碼)來驗證身分，防止企業信箱遭駭。

 

除了企業信箱，Google Workspace 還有什麼功能？

Google Workspace 致力於提供企業即時協作(Real-time Collaboration)服務，92% 的 Google Workspace 使用者表示即時協作已變成團隊合作的日常標準。除了強大的企業信箱資安防護外，在 Google Workspace 雲端辦公套件中，還有多項實用工具，讓線上即時協作成為工作常態！

Google Meet

Google Meet 採用 Google 安全穩固的全球基礎架構，為企業團隊提供高品質的視訊會議服務。企業版 Google Meet 擁有完整線上互動功能，透過會議錄製、出席名單追蹤及視訊會議訊息自動記錄，可以完善保存會議中的每一個小細節，更可以利用舉手、意見調查、問與答及分組討論室等視訊會議功能，和與會者互動，輕鬆達成線上即時互動與團隊合作！

Google 雲端硬碟 (Google Drive)

透過 Google Drive 將企業資料以任何檔案形式安全地集中儲存、存取及共用，使用者於任何電腦和行動裝置皆可存取，不受時間和地點限制。此外，企業超級管理員還可以透過「資料遺失防護 (DLP)」功能，依企業需求設定檔案的共用方式與存取權限，以此防範企業資料外洩。

Google 文件、試算表、簡報及表單 (Google Docs, Sheets, Slides, Forms)

透過雲端辦公軟體 Google Docs/Sheets/Slides/Forms，企業團隊可以直接用瀏覽器建立及編輯文件、試算表、簡報與表單，也可以邀請組織外的人員共同協作，更重要的是，可以即時看到他人做的內容更動，還能透過加上註解的方式來提出問題與建議。系統會即時且自動地將檔案的所有變更儲存於擁有者的雲端硬碟中，不會發生因忘記按儲存鍵而釀成大禍的情況。

Google 日曆 (Google Calendar)

透過 Google 日曆，您能夠查看組織裡其他人員有空的時段，大幅縮短安排會議及活動時反覆確認與協調的時間，企業團隊得以將更多精力投注在工作上。而當您在 Google 日曆建立新活動並邀請其他同事時，被邀請者將自動收到信件通知，他們可以透過信件或日曆回覆是否出席，讓您隨時掌握後續情況。

 

申請 Gmail 企業信箱需要哪些資格？費用如何計算？

申請企業版 Gmail 僅需要有企業專屬網域，無論您的企業規模或員工人數為何，宏庭科技都可以提供專業的導入建議，並為企業找到最合適的 Google Workspace 企業方案，同時也能協助企業開立二聯式、三聯式或電子發票。

宏庭科技擁有近15年專業的導入經驗，協助企業進行信件搬遷、混和系統整合及資訊安全架構等專案建置，從一對一諮詢與專案建置、測試與導入，到導入後的客製化教育訓練，宏庭科技都可以幫助企業在數位轉型的過程中無痛升級。如果您想了解 Gmail 企業信箱的計費方式，請立即聯繫宏庭顧問。

 

宏庭科技為 Google Cloud 菁英合作夥伴，協助國內外一千多家企業透過 Google Workspace 實現數位轉型、解決業務難題，更榮獲 Google Cloud Work Transformation Specialization 專業認證。想了解更多智慧辦公解方嗎？歡迎填寫連絡表單，讓宏庭專屬顧問為您開啟高效雲端辦公室！